没有数据，办公室将无法变得智能化！


是什么让办公室变得“智能”？很容易直接从《星际迷航》电影中想象出一些超未来主义的设计。

没有数据，办公室将无法变得智能化！

如今，设施和办公室管理人员都喜欢将智能办公解决方案视为一种时尚，但自20世纪90年代中期在办公室环境中引入互联网以来，办公室实际上已经变得越来越智能了。

那么，究竟发生了什么变化呢？首先，“智能”的最初定义是人们在工作场所的沟通方式。如今情况已大不相同，部分原因是“工作场所”的定义发生了变化。其不再是一个固定的地方。这是如何促进合作的一个抽象概念——通过了解哪些同事正在工作、在哪里工作以及如何工作。

优化这一点，就是让办公室变得更智能的方法。但如果没有良好的数据，就无法知道如何让办公室变得更智能。

定义“智能”

通俗点讲，“智能”办公室利用现代技术，通过优化办公环境来提高生产力、效率和员工体验，同时保持办公空间的环保和成本效益。

有没有一种“快速解决”方法可以在一夜之间实现这一目标？没有。通常需要多种解决方案，包括通过一个或多个智能办公解决方案实现基本办公室交互的自动化，例如办公室、办公桌和房间登记、照明、气候控制，以便它们根据在场人员自主运行。

例如，企业的办公桌预订审批流程可以通过灵活的办公桌政策和办公桌预订解决方案实现自动化。其可以安装占用传感器，这样会议室的概况就可以不断更新使用信息，即使是临时会议。传感器可以连接到空调装置上。关键是员工不应该与这些功能进行身体接触。

真的需要那么多工作岗位吗？

除了对健康有益之外，智能解决方案还可以节省大量的运营成本。

想象一家拥有300名员工的虚构企业。在传统办公室中，每位员工都会有一个工作岗位。但现在不再是生活在传统时代了。部分远程工作的员工平均每周有50%的时间在办公室度过。这相当于所有计算机相关设备将有一半被浪费掉。

从成本角度来看待这个问题。假设在典型的现代组织中，每个工作岗位的年成本大致在3,500美元左右。这相当于每年花费105万美元。

那么，该怎么做？撤走一半的桌子吗？不。因为需要考虑到每个人都有不同的习惯、工作，并且居住在不同的地方——所有这些都会影响预订模式。

考虑到这一点，就得留出25%的慷慨余量，以便预订办公桌时有一定的灵活性。这意味着将工作岗位数量减少到75%，从而为企业节省超过25万美元。

这表明，通过安装一些智能办公解决方案，可以多么显著地减少不必要的成本，这些解决方案可以通过数据了解空间的利用情况。智能办公桌预订系统在这里可以发挥无价的价值。

办公室实际使用情况如何？

智能解决方案的另一个好处是，可以获取有关办公室具体使用情况的数据，包括自动空调控制、集成WiFi的咖啡机、占用传感器等。

有时，这些数据的结果会令人震惊。如，一家大型会计师事务所的会议室存在问题。其员工不断抱怨无法使用可用的会议室。

但数据显示，事实并非如此。一半的会议室几乎总是可用的。那到底是怎么回事？仔细观察发现，繁忙的会议室可以欣赏到海港的美丽景色，而空荡荡的会议室俯瞰着一个不起眼的住宅区。如此，可以猜出员工选择了哪些房间。然而，由于这些数据暴露出来，团队决定通过进行一些小调整来解决这个问题，使非面向港口的会议室更具吸引力和视觉吸引力。

通常，出人意料的小更改会产生最大的影响。但，除非有数据，否则不一定知道会影响哪些更改。

如何让办公室变得智能化？

智能办公室由三个组成部分组成：

  • 基础设施

建筑物中已有的许多系统都可以通过基于云的物业管理系统等升级为智能解决方案，无论是管道、登录系统、空调、安全系统、热量和湿度控制系统。

  • 智能设备

办公室中的智能设备将与家中的智能设备非常相似。唯一的区别是更多的人需要访问。

对于消费级设备，这会产生一些潜在的问题。不一定希望每个人都使用智能手机应用控制智能锁、WiFi咖啡机或照明。最好投资占用传感器以使这种交互更加顺畅。

  • 业务专用技术

大多数办公室已经使用房间和资源预订系统，不仅可以在日历系统中处理此类预订，还可以通过将更复杂的解决方案与该日历集成来减少员工的摩擦，从而大大受益。

同样，在管理基于混合或活动的工作时，与严格关注办公桌预订相比，更完整的工作空间管理解决方案可以让员工更好地了解谁在办公室、谁在家工作以及谁不在（包括在家工作时））。

从哪开始？

那么，颠覆性变革从哪开始呢？其通常需要大量资金。安装智能办公系统带来的潜在破坏可能会花费更多。

但危险在于，随波逐流地使用别人正在使用的东西，而不考虑其对工作场所有什么好处。这就是为什么首先要查看办公室使用数据，无论是定量的，例如来自记录办公桌和房间等的预订/使用模式的解决方案，还是定性的，例如员工调查。

了解问题，然后寻找解决方案。从长远来看，这种求知欲的方式会有助于省下大量资金。