本文作者/ Ann Kirkbride is the Senior Business Unit Owner for digital processing services with Avenu.
从纸质文件过渡到数字化流程，不仅可以在新冠病毒COVID-19大流行这样的危机中帮助当各地政府，如减少资源和人力成本，而且将来还会使服务变得更容易获得。
长期以来，私营部门已经认识到数字计划对于生存至关重要。在所有企业中，有89%已经采用了数字优先业务战略或计划这样做，而没有进行数字化转型的企业中有55%的企业认为，距离失去市场份额还不到一年。
这些努力得到了回报：Adobe的一项研究发现，优先考虑数字计划的企业比其同行实现业务目标的可能性要高64%。
业务连续性计划对公共部门和私营部门同样重要。今天，新冠病毒这是一场大流行;明天可能是飓风或大火。这些连续性计划的核心是数字策略。但是，不幸的是，许多政务服务在数字化方面都落后于私营部门。
我与政府合作已有25年以上的时间来制定这些数字化策略，而且我已经看到那些已经采取了重要的数字化举措的政府发现，当前的危机比没有采取的行动更容易解决。例如，已经数字化的地区的房主希望利用低再融资率，可以在家中将契约移至其财产。
但这不仅是方便或改善公用事业的问题，也不只是使危机更易于管理的问题。这些努力落后的政府现在应该考虑如何继续为居民提供必要的远程服务或减少人员数量以应对未来的危机。
这意味着要使用一种系统为市民提供低成本的文件数字访问权限，从而取代去政府部门寻找纸质文件的劳苦奔波。这些举措可以保护重要记录并提高政府工作人员的效率。它们带来了收入，因为政府可以收取访问这些记录的费用，而无需人工查找记录的劳动力成本。
地方政府拥有数十年甚至数百年的纸质记录，从土地记录和法院记录到出生证和地图，应有尽有。这些物理文件难以搜索并且存储昂贵。跟踪物理文件通常可能需要几天的时间。
将实物文件数字化并建立记录管理系统后，信息收集变得更加简单。法官、律师和执法人员可以登录系统，进行搜索并下载所需记录的数字化副本。市民可以在几秒钟内在线或通过电话找到所需的文件，并且可以提醒他们有关其记录的潜在欺诈活动。
一旦将文件扫描为数字格式(通常从当前文件开始并向后移动)，则可以在使用记录管理，法院或陪审团系统时对其进行搜索，管理和即时检索。最终结果是为政府工作人员和公众提供了一个更快、更有效且对移动设备友好的过程。
云托管的存储解决方案通常是最佳选择。它们灵活，适合移动设备，价格便宜且易于扩展;通常，可以通过购买新物理服务器并在现场部署它们的成本的一小部分来增加计算和存储容量。
数字化的地方政府部门还将提供宝贵的历史服务，这将使他们的后代在很长的将来受益。例如，从1620年开始，马萨诸塞州普利茅斯已经索引了超过100万份文件和土地记录，其中包括在五月花上起草的文件。他们还抄写了普利茅斯注册局的原始手写文件，全部用17世纪的草书书写。为子孙后代保存这些文件对于保存美国的历史遗产至关重要。
最好通过从现在开始扫描每个传入的文档来开始数字化过程，然后根据可用资金及时向后工作，以10到20年的增量扫描文件。
在当今的数字世界中，我们很幸运能够拥有技术来保护我们国家的记录，并使需要记录的人快速访问它们。未来政府将通过简单、精简和用户友好的工具为选民服务，从而消除公众对繁文缛节的污名化，并使双方的体验更加轻松愉快。(编译/蒙光伟)
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